Conoce algunos lineamientos de la Ley de entrega-recepción en ayuntamientosque está a la ‘vuelta de la esquina’ en Tamaulipas

Por José Medina

Ciudad Victoria. – La presente ley es de orden público y tiene por objeto establecer
las bases generales conforme a los cuales, los servidores públicos de los Poderes,
órganos públicos autónomos y los Ayuntamientos del Estado, así como de las
entidades paraestatales y paramunicipales, entregarán a quienes los sustituyan al
término de su empleo, cargo o comisión, los recursos humanos, materiales y
financieros que les hayan sido asignados.

El Instituto Electoral de Tamaulipas, el Instituto de Transparencia y Acceso a la
Información de Tamaulipas y la Comisión de Derechos Humanos del Estado, entes
públicos autónomos en términos de la Constitución Política del Estado, se rigen en
lo conducente por los preceptos de este ordenamiento.

Artículo 2°.- Para los efectos de esta ley, se entiende por:

I.- Archivo electrónico.- Documento soportado en medios magnéticos u ópticos, en
el que la información es almacenada de manera digital;

II.- Comité de Enlace.- El grupo de personas que, tratándose del acto de entrega-
recepción final, son designadas para conocer de manera general, los recursos y
responsabilidades que habrán de recibirse;

III.- Contraloría.- La Contraloría Gubernamental, dependiente del Poder Ejecutivo;

IV.- Disco Compacto (CD).- Medio óptico o disco digital, que se utiliza como
soporte o medio de almacenamiento de información en forma binaria, que se le
incorpora información mediante la grabación vía láser u óptica digital;

V.- Documento.- Testimonio material soportado en papel o en medio magnético, en
el que se consigna la información relativa a los recursos humanos, materiales o
financieros que son objeto de entrega-recepción; VI.- Entrega-Recepción.- El acto
mediante el cual un servidor público que concluye su función hace entrega, a
quien lo sustituya, de los recursos humanos, materiales y financieros que le hayan
sido asignados;

VII.- Ley.- La Ley para la Entrega-Recepción de los Recursos Asignados a los
Poderes, órganos públicos autónomos y Ayuntamientos del Estado de Tamaulipas;

VIII.- Lineamientos.- Las reglas, instrucciones y formatos emitidos por los Órganos
de Control de los poderes del Estado, o de la Unidad Administrativa de los
órganos públicos autónomos facultada para tal efecto, así como de cada uno de
los Ayuntamientos, según corresponda, que tienen por objeto ordenar, orientar, dar
transparencia y uniformidad al acto administrativo de entrega-recepción de los
servidores públicos del Estado y de los Ayuntamientos;

IX.- Medio Magnético.- Dispositivo o aparato que almacena información por medio
de ondas electromagnéticas, pudiendo ser de muy variada estructura, tamaño o
denominación, fijo o portátil;

X.- Órgano público autónomo.- Aquél que tiene reconocida su autonomía en la
Constitución Política del Estado de Tamaulipas;

XI.- Servidores públicos.- Los representantes de elección popular, los miembros
del Poder Judicial del Estado y, en general, toda persona que desempeña un
empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en la administración pública del
Estado, en los órganos con autonomía constitucional, así como en los
Ayuntamientos;

XII.- Sistema de Entrega-Recepción Electrónico.- Programa electrónico que
permite capturar, respaldar y disponer en archivos electrónicos la información
relativa a los recursos humanos, materiales o financieros que son objeto de
entrega-recepción; y

XIII.- Unidad Administrativa.- Aquella que está integrada por los servidores
públicos de una o varias áreas, que forman una dirección o su equivalente, con
propósitos y objetivos propios dentro de la estructura orgánica de un Poder,
Órgano Autónomo, dependencia, entidad o un Ayuntamiento.

Artículo 3°.- Tienen la obligación de entregar, al término de su función pública, los
recursos humanos, materiales y financieros, en los términos que establece la
presente ley, los servidores públicos siguientes:

I.- En el Poder Ejecutivo:

A).- El titular del Poder Ejecutivo;

B).- Los titulares de las dependencias señaladas en el artículo 23 de la Ley
Orgánica de la Administración Pública del Estado; y

C).- Los titulares de las áreas que integran las dependencias referidas en el inciso
anterior, hasta el nivel de jefe de departamento o equivalente;

Los Órganos de Control de los Poderes del Estado, de los Ayuntamientos, de las
entidades de ambos, y la unidad administrativa de los órganos públicos
autónomos facultada para ese efecto, dispondrán lo conducente en el ámbito de
su competencia para que los servidores públicos encargados del manejo y
aplicación de recursos públicos, al término de sus funciones, dejen constancia de
haber cumplido con la comprobación de los mismos.

Artículo 5°.- El acto de entrega-recepción, en atención al momento en que se
celebra, puede ser:

I.- Intermedio.- El que se realiza antes de la conclusión ordinaria de un período de
gestión constitucional de cualquiera de los Poderes, la unidad administrativa de los

órganos públicos autónomos facultada para ese efecto, Ayuntamientos del Estado,
o de sus entidades, y que no se derive de cualquiera de las causas señaladas en
los incisos B) y C) de la siguiente fracción;

II.- Final.- El que se realiza:

A).- Con motivo de la conclusión ordinaria de un período de gestión constitucional
de cualquiera de los Poderes, la unidad administrativa de los órganos públicos
autónomos facultada para ese efecto,
Ayuntamientos del Estado o de sus entidades;

B).- Con motivo de la fusión o supresión de dependencias de cualquiera de los
Poderes o Ayuntamientos del Estado; y

C).- Con motivo de la fusión, liquidación o extinción de entidades de la
administración estatal o municipal.

Artículo 6°.- La información y documentación relativa a los recursos humanos,
materiales y financieros que son materia de entrega-recepción, en cualquiera de
las modalidades que establece la presente ley, así como los formatos para su
registro y las reglas e instrucciones que para ese efecto emitan los Órganos de
Control de los Poderes del Estado, la unidad administrativa de los órganos
públicos autónomos facultada para ese efecto, y de cada uno de los
Ayuntamientos, según corresponda, integrarán los Lineamientos.

Artículo 7°.- La información y documentación a que se refieren los artículos 3° y 6°
de esta ley y que son materia de entrega-recepción, así como la referencia de
asuntos prioritarios, relevantes o trascendentales que impliquen la atención
inmediata del servidor público que releve al que entrega, deberán elaborarse
conforme a los siguientes criterios:

I.- Estructura Orgánica.- Deberá especificar los datos referidos a cada uno de los
cargos, desde el más alto nivel jerárquico, hasta el nivel de jefe de departamento o
sus equivalentes;

II.- Orden Jurídico de Actuación.- Deberá especificar las normas jurídicas que
regulen su estructura y funcionamiento, o complementen su ámbito de actuación,
sean preceptos constitucionales, leyes, reglamentos, decretos o acuerdos; fecha
de expedición; publicación, número de Periódico Oficial y fecha; en caso de existir,
incluir los Manuales de Organización, de Procedimientos y de Trámite y Servicios
al Público o de cualquier otro tipo;

III.- Recursos Humanos.- El registro en los formatos autorizados por el Órgano de
Control de:

A).- La plantilla actualizada del personal, con adscripción, nombre y categoría,
señalándose si el trabajador es de base, sindical, extraordinario, eventual o se
encuentra sujeto a contrato por tiempo fijo o por obra determinada y detalle de su
percepción mensual, indicándose el sueldo base;

B).- La relación de personal sujeto a pago de honorarios, especificándose el
nombre de la persona que presta sus servicios, el importe mensual de honorarios
y la descripción de actividades; y

C).- La relación del personal con licencia, permiso o comisión, señalándose el
nombre, si se encuentra con licencia, permiso o comisión, el área a la que está
adscrito el servidor público, el área a la que está comisionado y, en su caso, el
período autorizado para la licencia, permiso o comisión;

IV.- Recursos materiales.- El registro en los formatos autorizados por el Órgano de
Control de:

A).- La relación de mobiliario y equipo de oficina por Unidad Administrativa
responsable, así como artículos de decoración, publicaciones, libros y demás

similares, con una información clara del número de inventario, descripción del
artículo, marca, modelo, serie, ubicación, especificaciones y el nombre del servidor
público a quien se le tiene asignado el bien y la referencia de resguardo. Todo
inventario deberá contener los elementos de identificación pertinentes, de acuerdo
con lo señalado en este inciso;

B).- La relación de equipo de transporte y maquinaria por Unidad Administrativa
responsable, con información clara de tipo, marca, modelo, color, placas, número
de control, serie, así como el nombre y cargo del servidor público a quien se le
tiene asignado y la referencia del resguardo;

C).- La relación del equipo de comunicación por Unidad Administrativa
responsable, conteniendo número de inventario, tipo de aparato, marca, serie,
nombre y cargo del servidor público resguardante;

D).- La relación por Unidad Administrativa responsable del armamento oficial,
especificando el número de inventario, tipo de arma, marca, calibre, matrícula y el
nombre y cargo del servidor público resguardante;

E).- El inventario de almacén por Unidad Administrativa responsable, describiendo
el número y nombre del artículo, unidad de medida y existencias;

F).- La relación de los bienes inmuebles, señalando los datos del Registro Público
de la Propiedad, descripción del bien, tipo de predio, municipio, ubicación y el uso
actual que se le da al bien;

G).- La relación de inventario de programas de cómputo, describiendo el paquete
o sistema, versión, idioma, claves de acceso, manuales, número de inventario,
número de licencia, fuente del recurso utilizado para su adquisición, valor de libros
y autor;

H).- La relación de inventario del equipo de cómputo, describiendo el equipo,
marca, modelo, número de serie, número de inventario, memoria, capacidad del

disco duro, procesador, velocidad, medidas, tipo, color, ancho de carro, estado
actual, si se encuentra en uso, claves de acceso, el tipo de recurso utilizado en su
adquisición y valor en libros; e

I).- La relación de los bienes dados de baja, señalando clave de identificación,
descripción del bien, marca, modelo, serie, valor en libros, ubicación, referencia
del documento que autoriza la baja y fuente del recurso utilizado en su
adquisición;

V.- Recursos Financieros.- El registro en los formatos autorizados por el Órgano
de Control de:

A).- Los estados financieros, anexando: el estado de situación financiera; el estado
de actividades; el estado de variación en la hacienda pública; el estado de
cambios en la situación financiera; el estado de flujos de efectivo en los términos
de la Ley General de Contabilidad Gubernamental así como los libros, registros,
sistemas de contabilidad, administración, archivos documentales, electrónicos y en
su caso copia de la última Cuenta Pública, rendida al Congreso del Estado;

B).- La relación de cuentas bancarias que, en su caso, se manejen, acompañando
su último estado de cuenta expedido por la institución bancaria correspondiente,
relación de cheques, inversiones, valores, títulos o cualquier otro contrato con
instituciones de crédito o similares a éstas, que contengan el número de cuenta,
nombre de la institución bancaria, fecha de vencimiento o de presentación de
estado de cuenta, saldo, firmas registradas y los estados de cuenta
correspondientes expedidos por la institución de que se trate, debidamente
conciliados y el correspondiente oficio de cancelación de firmas, con sello de
recibido de la institución bancaria correspondiente;

C).- La relación de cheques pendientes de entregar que contenga: fecha, nombre
de la institución bancaria, cuenta de cheques, número de cheque, importe de los
cheques pendientes de entrega, nombre del beneficiario y concepto del gasto por
el cual fue expedido el cheque;

D).- La relación de ingresos pendientes de depósito que contenga: folio de
ingresos, fecha y monto del mismo;

E).- La relación de documentos y cuentas por cobrar que contenga: número de
documento, nombre del deudor, saldo, vencimiento y el concepto de la deuda;

F).- La relación de pasivos a corto, mediano y largo plazos que especifiquen:
número de documento, nombre del acreedor, saldo, vencimiento y concepto de la
deuda, así como referencias de la autorización de la deuda;

G).- La relación de pasivos contingentes, describiendo el número de documento,
ente público avalado, saldo, fecha de vencimiento y concepto avalado;

H).- El presupuesto autorizado, describiendo los capítulos y partidas que lo
integran, fecha de autorización, número de cuenta y fecha de publicación en el
Periódico Oficial;

I).- Un resumen de la información de fondos (saldos finales) que contenga: fondo
revolvente, con importe autorizado, nombre del responsable y saldo a la fecha;
caja chica, con importe asignado, nombre del responsable y saldo a la fecha; y
saldos en bancos, describiendo, número de cuenta bancaria, institución, saldo
conciliado y totales;

J).- Un arqueo de efectivo de billetes y moneda fraccionaria, describiendo:
denominación, cantidad, parcial y total, así como nombre y firma de quien lo
elaboró, de quien lo aprobó y de un testigo; y

K).- Los comprobantes de gastos de proveedor, que contenga: fondo, nombre,
número de factura, concepto, importe, los totales en documento, efectivo y
arqueado, así como nombre y firma de quien elaboró y nombre y firma de quien
aprobó;

VI.- Obras Públicas.- El registro en los formatos autorizados por el Órgano de
Control de:

A).- El inventario de obras terminadas y en proceso, por tipo de inversión, que
contenga: programa y nombre de la obra, ubicación de cada obra, especificando
localidad y metas, inversión autorizada, ejercida y por ejercer, el porcentaje de
avance físico y financiero, y modalidad de adjudicación;

B).- La relación de anticipos de obras pendientes de amortizar que contenga:
número de contrato, nombre del contratista, costo total, importe de anticipos
otorgados, amortizados y saldo; y

C).- La relación de acciones de desarrollo social por tipo de inversión que
contenga: programa o proyecto y nombre del mismo, así como su ubicación,
especificando localidad, metas, unidad de medida correspondiente, inversión
autorizada, ejercida y por ejercer y la condición en que se encuentra;

VII.- Derechos y obligaciones.- El registro en los formatos autorizados por el
Órgano de Control de:

A).- La relación de contratos y convenios, con la especificación detallada de los
contratos de consultorías, arrendamientos, compra-ventas, poderes otorgados,
servicios, asesorías o de cualquier otra índole. Así también los convenios, actos o
hechos no señalados con anterioridad y de los cuales se deriven o puedan
derivarse derechos y obligaciones. Lo anterior deberá contener: el número del
contrato o convenio, fecha, nombre de la persona física o moral con quien se
celebra y descripción del mismo;

B).- La relación de acuerdos de coordinación y anexos de ejecución; convenios de
concertación, derivados del Convenio de Desarrollo Social, especificando: nombre
del documento, dependencias participantes, el total de los recursos
comprometidos en el acuerdo y la inversión convenida, ya sea federal, estatal o
municipal;

C).- La relación de Subcomités del Comité de Planeación para el Desarrollo del
Estado de Tamaulipas y de los Comités de Planeación para el Desarrollo del
Municipio, con la especificación detallada de su contenido señalando: nombre,
subcomités especiales, regionales y sectoriales, fecha de creación y publicación
en el Periódico Oficial, así como el nombre y cargo del coordinador y la situación
actual del Subcomité; y

D).- La relación de contratos de fideicomiso, con la información clara del número
de fideicomiso, nombre del programa, fideicomitente, fiduciario, fideicomisario,
fecha del contrato, objetivo, patrimonio inicial, situación actual y aviso de cambio
del o los funcionarios;

VIII.- Relación de Archivos.- El registro en los formatos autorizados por el Órgano
de Control de:

A).- La relación de archivos por Unidad Administrativa responsable, haciendo
mención a archivos por títulos, número de expedientes que contiene, así como la
ubicación y el número correspondiente de inventario del archivo; si el archivo se
capturó en computadora, deberá especificar formato, tamaño y nombre del
paquete donde se haya instalado;

B).- La relación de libros del Registro Civil y sus duplicados, especificando
claramente: el Municipio y localidad, año, número de libros de nacimiento,
matrimonio, defunción, reconocimiento de hijos, adopción, divorcio y registros de
ejecutorias que declaren la ausencia, la presunción de muerte, la tutela, la pérdida
o la limitación de la capacidad legal para administrar bienes y las dictadas en las
informaciones testimoniales para acreditar hechos relativos al nacimiento, y el total
de libros;

C).- La relación de archivos por secciones. La Dirección del Registro Público de la
Propiedad y de Comercio, deberá informar: secciones, período, legajos, número
de inscripción y ubicación;

D).- La relación de Archivo General de Notarías. La información deberá contener:
número de Notaría, titular, número de volúmenes y período;

E).- La relación de Protocolos en poder de los notarios. Se deberá informar:
número de Notaría, titular, número de volúmenes, así como la fecha de
autorización del primer y último libro;

F).- La relación de archivos históricos de los Municipios y del Estado, que
contengan todos aquellos documentos que representen un valor e integren la
memoria colectiva del Estado de Tamaulipas y sus Municipios;

G).- El inventario de información en medios magnéticos, que deberá contener la
identificación del medio en que se haga el respaldo, descripción general de la
información, el tipo de respaldo y la cantidad de medios que contenga el respaldo;

H).- El inventario bibliográfico y audiovisual, que deberá contener número de
clasificación, clase, título, colección, total de ejemplares y fuente del recurso
utilizado en su adquisición;

I).- Los asuntos en trámite o pendientes de resolver, con la descripción clara de:
número de expediente y su ubicación, asunto, fecha de inicio, situación actual del
trámite y fecha probable de terminación; en el caso de asuntos jurídicos, se
registrarán por materia;

J).- Relación de formas oficiales, con la descripción clara de: nombre de la forma,
numeración, cantidad, precio unitario, total, responsable y ubicación;

K).- Una relación de procesos, especificando tipo de juicio, autoridad que conoce
del procedimiento y el estado procesal en que se encuentra el mismo, así como su
ubicación; y

L).- Los Programas Institucionales y Especiales apoyados con recursos en
efectivo, en especie y materiales, de la Federación o del Estado, con la
descripción del: programa, periodicidad, monto concertado, valor, cantidad
recibida, aplicada y por aplicar, especificando su importe y el convenio
formalizado.

IX.- Otros.- El registro en los formatos autorizados por el Órgano de Control de:

A).- Una relación de animales, con clave de ingreso, clave de albergue, clave de
identificación, nombre común, nombre científico, fecha de nacimiento, sexo, forma
de adquisición, marcaje, nombre del propietario y nombre del resguardante.

B).- Una relación de restos mortuorios de personajes ilustres, describiendo la
ubicación, número de nicho, contenido del mismo, día mes y año del resguardo y,
en su caso, las observaciones que amerite el registro de la información.

Los formatos autorizados por los Órganos de Control deberán contar con una
clave para permitir su identificación en forma individual.

En caso de que no proceda la complementación de alguno o algunos de los
formatos a que se refieren las fracciones III a IX de este artículo, en virtud de no
tener asignados recursos o documentos sobre la información a que se refieren, se
detallará lo conducente en las formas autorizadas para el efecto.

Articulo 8°.- El Ejecutivo del Estado podrá celebrar convenios con los Poderes
Legislativo y Judicial, así como con los órganos públicos autónomos y con los
Ayuntamientos de la entidad que así lo soliciten, con objeto de apoyarlos en la
elaboración de las reglas, instrucciones y formatos para el cumplimiento de las
disposiciones de esta ley.